Microsoft a Google pro neziskové organizace
Spolu se založením ADNP asociace jsem potřeboval vybrat službu zahrnující e-mail na vlastní doméně. Ve svém podnikání používám Google Workspace a tak jsem automaticky sáhl po této volbě i v případě neziskovky. Po půlroce jsem se přesto rozhodl porovnat co nabízí konkurenční Microsoft a sepsat krátký souhrn.
Žádost
Obě společnosti poskytují speciální nabídku pro neziskové organiace:
Základní registrační schéma je stejné. V obou případech se zadají informace o neziskové organizaci, IČ a e-mail pro komunikaci.
Google žádost po 3 dnech schválil přímo. Konkrétní služby (třeba Google Workspace) se ale musí ještě aktivovat, což trvá další 3 dny. I poté je ještě nutná komunikace s technickou podporou (viz. dále).
V případě Microsoftu se mi po 3 dnech ozvala společnost TechSoup (jako zástupce Microsoftu) a požádala o verifikaci e-mailu. Stačilo vyplnil zaslaný dokument a digitálně podepsat. Od verifikace e-mailu jsem čekal přibližně další týden, než došlo ke schválení.
Proces u Microsoftu je o pár dní delší, ale výrazně jednodušší.
Nabídka od Microsoftu
Nabídka od Microsoftu zahrnuje:
- 10 licencí Microsoft 365 Business Premium
- 2000 USD roční kredit pro Microsoft Azure
- 10 licencí pro Power Apps
- 11 licencí Windows
- slevy na hardware
Až 300 uživatelům lze dále připojit licenci Microsoft 365 Business Basic nebo lze využít i jiné licence, které jsou pokryté různými slevami. Ihned po schválení se lze přihlásit do admin centra a tam už je možné zakoupit jednotlivé služby. Buď jsou free nebo ve slevě pro neziskovky.
Nabídka od Google
Nabídka od Google zahrnuje:
- Google Workspace
- Google Ad Grants
- YouTube pro neziskové organizace
- Google Maps Platform - kredity
Služba Google Ad Grants umožňuje zvýšit povědomí o organizaci díky nekomerční textové inzerci v hodnotě až 10000 USD měsíčně. Vyzkoušeno to zatím nemám, ale na základě schválení to vypadá docela nadějně:
V rámci Google Workspace má organizace k dispozici zdarma speciální non-profit tarif, který zahrnuje všechny běžné nástroje (Gmail, Drive, Meet, Calendar, Docs, Sheets, atd.) s tím, že videokonference se může účastnit až 150 lidí a v úložišti je připraven prostor pro 100 TB dat. Navíc má tento tarif funkci Učebna pro správu kurzů a studentů. Hlavní nevýhoda je v tom, že schůzky z Google Meet nelze nahrávat, což lze řešit (kvalitnějším) záznamem přímo v PC.
Nepatrný zádrhel je v tom, že nejprve je nutné přejít na tarif Business Starter a poté se složitou cestou proklikat k chatu s podporou, kde je nutné přímo zažádat o aktivaci slevy. Nikde nejsou tlačítka, přes která by šlo tarif naklikat svépomocí.
Pokud by tarif nestačil, lze použít vyšší tarify, ke kterým je připojena až 70% sleva. Mně se tato sleva ale nenačetla a podpora mi oznámila, že sleva v maximální výši nemusí být k dispozici. Zvolil jsem tedy Business Starter a požádal o non-profit tarif zdarma. Na změnu si podpora vzala dalších 48 hodin.
Kombinování služeb od Microsoftu a Google
Každá organizace má své výhody a vzhledem k nulové ceně balíčků dost možná využijete obě nabídky současně. V podmínkách není uvedeno, že by nebylo možné balíčky těchto organizací používat současně. Zároveň je ale nutné dodržovat určitá pravidla: nesdílet licence mimo organizaci, odstraňovat nevyužité licence a na žádost podat hlášení ohledně využití výhod.
Microsoft nabízí exkluzivně kredity na Azure, které pokryjí chod běžné webové stránky po dobu celého roku. Nabízí také kancelářský software a to i v desktopové podobě pro Windows a pro MacOS. V rámci balíčku je k dispozici také nástroj Microsoft Teams, který je pro komunikaci v organizaci mnohem praktičtější než konkurenční Google Meet. Výhodou je též licence operačního systému Windows a slevy na hardware, byť jsou v zásadě dost nízké (kolem 10%).
Google nabízí exkluzivně pouze reklamní kredit, který organizaci pomůže zejména v začátcích se zviditelnit. Z mého pohledu má však Google lepší online nástroje, které jsou rychlejší a spolehlivější. Aplikace jako Kalendář mají lepší podporu českého prostředí, takže při plánování schůzek není problém najít libovolné místo v ČR. Samotný Google Disk mi též přijde několik let spolehlivější než OneDrive, který má problémy se synchronizací většího množství souborů.
Závěrem
Pro účely naší malé ADNP asociace jsem zůstal primárně u služeb Google a nabídku Microsoftu používám jen pro běh webové aplikace. Vzhledem k velikosti naší organizace používáme Google Meet, který je jednodušší než Microsoft Teams. K tomu doplním, že uzavřenou komunikaci řešíme pomocí Facebook skupiny a strukturované informace držíme v aplikaci Notion.
Nabídky od Microsoftu i od Google jsou zejména pro začínající neziskovky velmi štědré a zdarma poskytují více než jen základní sadu funkcí. Pro většinu neziskovek bude zřejmě zajímavější nabídka od Microsoftu, která zahrnuje více výhod. Navíc lze využít služeb techsoup, kteří mohou za symbolický poplatek fungovat i jako technická podpora.