Software a služby v mých procesech

Zajímá-li vás pouze software a nástroje, které používám, mrkněte na následující článek:

• Software a nástroje, které používám (2022)

Základní organizace času

V pozici konzultanta mám velmi pestrou pracovní činnost. Řeším finanční agendu, marketing, připravuji různé infografiky, píšu články, připravuji přednášky, organizuji webináře a školení, navrhuji architekturu software, provádím analytické práce a píšu code-review k existujícím aplikacím klientů. Na další polovinu činnosti jsem zajisté zapomněl. Práci si organizuji do bloků. Jednotlivé bloky mají zpravidla délku 3 až několik hodin. Bloky mám naskládané v Google Calendar, který používám vždy přímo v prohlížeči. Časové bloky nemám pevně dané, ale přehazuji je dle aktuální nálady a energie. Aby mi toto pravidlo fungovalo, mám v kalendáři určitý volný prostor pro přesouvání aktivit. Kalendářové bloky barevně rozlišuji:

• žluté jsou veřejné termíny pro školení (jsou vidět na mém webu)
• zelené jsou volné, mohu je rušit a mohu s nimi dle potřeby hýbat (např. agenda, finance)
• modré jsou vyhrazené na přípravu, nemohu je rušit, ale hýbu s nimi
• fialové jsou vyhrazené pro klienty a hýbu s nimi jen výjimečně (školení)
• červené jsou schůzky a on-line setkání, ty zpravidla nikdy neměním

Zmíněné žluté bloky mám naplánované do nekonečna jako opakující se událost od pondělí do čtvrtka. Když je to nutné, tak jednoduše žlutý blok zruším a nahradím něčím jiným. Okrajově používám ještě službu Calendly, která pomáhá najít čas na schůzky. Používá to manželka, když potřebuje ověřit, zda jsem doma (například kvůli hlídání syna).

Správa úkolů

Nemám systém na správu úkolů, jelikož veškeré todo listy jsou zdroj frustrace. Nevýznamné úkoly si nepíši a významné si pamatuji nebo jim přiděluji místo v kalendáři. Mám aplikaci připomínky, kterou používám spíše jako inbox pro nápady nebo pro instantní připomínky. Je ale skoro pořád prázdná.

Nepořádný však nejsem. Jak jsem zmínil, opakující se činnosti mají své místo v kalendáři. Pro mě je důležité mít na důležité činnosti vyhrazený čas, spíše než mít přehled "co musím udělat". Vedu si tedy poznámky, kde popisuji aktuální stav věcí. Oproti úkolům tedy:

• mám na tématické okruhy čas v kalendáři
• místo úkolů popisuji svět kolem sebe
• nevedu si frustrující čtverečky k odškrtávání

V praxi mám například dopoledne volno a náladu řešit finance a business. Stáhnu si tedy z pátku jeden zelený blok "Finance a marketing" do kalendáře a mrknu do poznámek na stav věcí. Nenajdu tam nikdy žádné úkoly, ale poznámky ve smyslu: "Mám nízký traffic ze Slovenska" nebo "Infografiky na mém webu nejsou aktuální". Z toho si položím otázky:

• Vadí mi to a chci s tím něco dělat?
• Co když to neudělám?
• Co mi to přinese když to udělám?
• Co bych s tím teď mohl udělat?

Teprve v tento moment poznámka zmizí nebo z ní vytvořím instantní úkol, který začnu řešit. Poznámky mám organizované do několika kategorií. Některé jsou stálé, jiné se mění dle situace.

E-mail a komunikace

Používám balík Google Workspace, jehož součástí je i e-mail. Ten čtu pomocí aplikace Spark 2. Umí přehledně organizovat konverzace a nabízí podobné funkce jako Gmail v browseru. Důležité e-maily čtu průběžně během dne. Mám nastavené filtry tak, aby mi správně rozlišily důležitou poštu. Ostatní pak padá do složky, kterou sleduji spíše večer nebo ve volném mezičase. E-maily hned vyřeším, nebo je odložím na později (pak se mi doručí znovu) nebo je označím špendlíkem. Když mám více času, řeším prioritně e-maily označené špendlíkem, poté ty ostatní. Později v článku se zmíním o mém systému ZAK pro sledování zakázek. Právě v tomto systému vidím i poslední e-mailovou komunikaci se zákazníky.

Zakázkové lístky

To mě přivádí k samotným zakázkám, které z komunikace vznikají. Původně jsem používal Pipedrive, ale veškerá CRM jsou zbytečně složitá a nesedí mi na procesy. V neposlední řadě se snažím veškeré informace o klientech a naší spolupráci držet bezpečně na co nejméně místech třetích stran. Mám vlastní jednoduchý online systém ZAK, ve kterém si udržuji seznam zákazníků a aktuálních zakázek. Zakázky dělím do kategorií "probíhající", "komunikace" a "v jednání". U každé kategorie sleduji objem peněz, se kterým pracuji.

U každé zakázky mám workflow, ve kterém dále sleduji komunikaci, přípravu, dohodnutí termínů a realizaci. Nechybí fakturace a napojení na Fakturoid. Systém mám nastaven tak, aby mi svítilo červeně to, co opomíjím (podklady, napsat klientovi, vystavit fakturu, neuhrazená faktura, aj.). Když je zakázka dokončena, s odstupem času se na klienta obracím, zda ještě nepotřebuje s něčím pomoci nebo eventuelně nabídnu související službu, která by mu mohla dávat smysl.

Balance sheety

A pak jsou tu balance sheety. Někteří klienti nepotřebují okamžitou službu (například školení), ale chtějí si předplatit můj čas a dle potřeby se na mě obracejí. Já jim následně reaguji na e-maily, poskytuji online konzultace nebo posílám review jejich kódu. Pro tento účel udržuji balance sheet v aplikaci AirTable. Díky této aplikaci mohu zákazníkovi poslat odkaz na stránku, kde může sledovat výkaz práce a zbývající finanční prostředky včetně fakturace. Je to v podstatě chytřejší Excel tabulka. Mně to pak umožňuje přes všechny klienty sledovat aktuální závazky a pohledávky. Stav balance sheetů vidím i v systému ZAK.

Kolik času strávím psaním e-mailu nebo programováním mi měří automaticky aplikace Timing. V té si mohu i zpětně dohledat vše co potřebuji, jelikož mi dokáže ukázat co jsem konkrétně během dne dělal až na úroveň toho, jaký soubor jsem měl otevřený nebo na jakém webu jsem zrovna byl. Čas si měřím nárazově párkrát do roka, když to zrovna dává smysl. Například při nových činnostech.

Zcela výjimečně se nechám přesvědčit k zápisu výkazů do systému klienta. Děje se tak výhradně jen za předpokladu, že klient má k takovému systému API (například Jira). V takovém případě ještě používám Make, který jednoduše přečerpává data z aplikace Timing do systému klienta. Čas strávený nastavením automatizace na začátku spolupráce klientovi naúčtuji. Pak už pracuji pouze s aplikací Timing a vše ostatní se děje automaticky.

Sdílení obsahu

Součástí poskytnuté služby jsou vždy různé materiály. Na tom si velmi zakládám. Ze školení i přednášek klienti dostávají prezentace, ukázky, šablony, manuály a odkazy na další související témata. Pro tento účel vytvářím klientům složku na OneDrive v SharePointu, kam průběžně nahrávám veškerý obsah přednášek a školení. Protože jsou tyto URL dlouhé a často je chci mít čitelnější, používám zkracovač Short.io, který využívá mou vlastní doménu odkaz.me. Na přednášce pak stačí zmínit odkaz.me/url a po kliknutí dojde k přesměrování na OneDrive. Jako bonus mám ještě statistiku prokliků.

V případě přednášek je situace nepatrně jiná. Z důvodu snazší integrace používám Google Drive (který vlastně nikdo nevidí). Můj web totiž umí na základě nastavených pravidel vytěžit složku z Google Drive a ukázat ji přímo na mém webu. Podklady si tak účstníci stahují z mého webu, kde jim ukazuji další blížící se události. I v tomto případě používám zkracovač Short.io.

Fakturace, platby a workflow

Pravidelně pořádám webináře a jejich záznamy lze společně s dalším obsahem zakoupit online na mém webu. Za účelem automatizace plateb používám kombinaci Make - Fio - Fakturoid. Veškeré formuláře na webu (registrace a objednávky) se ukládají přímo do databáze, do které vidí platforma Make. Je to nejspolehlivější řešení.

Na webu je veškerý obsah, který spravuji v CMS nebo přímo jako HTML. Ihned po provedení akce zákazníkem (například registrace) se spouští různá workflow. O to se stará Make. Rozesílá e-maily, vytváří zálohovky a mění stav objednávek. Když zákazník uhradí fakturu, dozví se to při párování Fakturoid z FIO banky a tuto informaci pošle do Make. Make dohledá v databázi zakoupenou službu a zpřístupní ji zákazníkům. Výhodou tohoto přístupu je velmi snadná úprava procesů pouhým klikáním. Níže je vidět například proces registrace na webinář.

Důležité je i zasílání e-mailů, ke kterému se používá přímo můj osobní e-mail. Zákazníci v případě potřeby mohou odpovídat na e-mail přímo mně a já vidím celou historii komunikace, včetně té automatizované. Nepoužívám žádné "robot" e-maily.

Fio používám zejména pro jejich volně použitelné API. Díky tomu mám lepší přehled o financích. Abych se nemusel přihlašovat do banky, udělal jsem si konzolovou aplikaci, která mi například ukazuje měsíční přehled příjmů.

Nebo se můžu podívat na poslední zaplacené zálohy na VZP a OSSZ.

Můj web, můj hrad

Webová stránka je základním nástrojem prodeje. Obsahuje informace o poskytovaných službách a umožňuje přístup k obsahu. Když pořádám online přednášku, používám platformu YouTube, na kterou streamuji skrze software Ecamm Live. Posluchači ale dostávají odkaz na můj web, kde přednáška běží a kde je k dispozici chat. Stejně tak placená videa mám umístěná na platformě Vimeo a posluchač si může obsah pustit výhradně na mém webu. Podobná pravidla se týkají i dalšího obsahu. Mým cílem obecně je, aby se zákazník nevracel na stránky služeb (YouTube, FB, Vimeo, Google), ale na můj web. Do budoucna bych chtěl tímto způsobem zpřístupnit zcela bez výjimek všechen obsah. Níže je vidět záznam z přednášky přímo na mém webu. Je to pohled správce, takže zelená jablíčka ukazují počet připojení online a červená počet shlédnutí ze záznamu.

Můj web běží na cloudové platformě Microsoft Azure v rámci plánu App Service. Z výše popsaných důvodů integrace uchovávám data v SQL Server databázi, ke které se lze dobře připojit přes Make. Nad webem mi běží několik monitorovacích služeb. Externě sleduji dostupnost všech aplikací pomocí vlastního monitoringu a ten sám o sobě sleduji pomocí externí služby Uptime Robot. V případě výpadku mi přichází notifikace přímo na iPhone. Web mám zabezpečený wildcard SSL certifikátem od DigiCert. Domény spravuji a nakupuji u Forpsi. Když potřebuji dočasně pár minut e-mailovou adresu nad vybranou doménou, použiji forwarding pomocí služby Email Forwarder. Zdrojové kódy všech mých aplikací uchovávám v mono repository ve službě GitHub. Kontinuální buildy a release management řeším přes Azure DevOps. Většina aplikací má nastaven continuous delivery, takže commity (změny) jdou rovnou do "produkce". Můj osobní web se vždy nahřívá na stage prostředí, aby nasazení proběhlo hladce a zcela bez výpadků. Výše uvedenou sadu služeb používám několik let k naprosté spokojenosti.

Marketingové aktivity

Mé marketingové aktivity a interakci rozděluji do dvou skupin. Akvizice a retence. Ne z pohledu prodeje, ale z pohledu komunikace. Jednak se snažím mé aktivity nastavovat tak, aby se o mně dozvěděli další vývojáři a jednak se snažím vývojářům opakovaně připomínat. Mé podnikání nefunguje tak, že vývojář uvidí inzerát na Facebooku a koupí si školení za 20 tisíc. Všechny mé aktivity v zásadě cílí na vývojáře, avšak nakupují u mě výhradně firmy. Mým cílem je dostat mé jméno ve vývojářských týmech pod kůži a nechat tým, ať si na mě v tu správnou dobu vzpomene.

Pro tyto účely používám jednak placenou reklamu na Facebooku a jednak píšu pravidelně zpravodaj Dotnet News, který rozesílám pomocí služby Ecomail. Velmi často platím Facebook reklamu právě za získání nových odběratelů. Těm následně mohu velmi levně zasílat novinky ze světa vývoje aplikací, ke kterým připojuji též pozvánky na mé placené i neplacené akce. Grafické poutáky vytvářím pomocí aplikace Affinity Photo. Pěkné mockupy vytvářím též pomocí SmartMockups. Písma používám z Google Fonts a ikonky obvykle ze služby Iconfinder. Běžné fotky upravuji přímo v aplikace Apple Fotky a vylepšuji v Luminar AI.

Píšu články na můj web i další webové stránky. Ve většině případech píšu v markdown syntaxi a používám editor Typora. Mnoho hodin též trávím v PowerPointu. Slouží dobře nejen pro vytváření prezentací, ale vytvářím v něm také infografiky a různá schémata. Infografiky též sdílím na mém webu.

Notifikace, média, zprávy

Na mobilním telefonu mám zcela vyplé notifikace. Při hlubší práci vypínám i vyzvánění. Zprávy na sociálních sítích a další obsah konzumuji spíše náhodile, když stojím někde ve frontě nebo sedím v čekárně. Není to moc často. Sleduji jen malé množství profesních blogů a obsahu. Pro tento účel mám složku se seznamem odkazů na jednotlivé blogy. Nepoužívám RSS ani jiné automatické doručování či agregace, protože mě obsah historicky vždy spíše zahltil. Témata čtu především cíleně.

Zpravodajství sleduji převážně v placeném předplatném Deník N, kde pročítám rychlé zprávy MinutaN a pro mě důležitá témata ve formě článků. Články na enku jsou dlouhé a jdou více do hloubky, takže průměrně za den přečtu právě jeden až dva články, které mě zajímají. Důležitější témata občas sleduji živě jako přenos nebo záznam ze sněmovny nebo z jednání výborů. Zprávy čtu většinou ráno nebo večer. Čas od času si kupuji tištěný Respekt. Občas mám ale období, kdy zprávy a média nesleduji vůbec. To podstatné se ke mně nakonec stejně nějakým způsobem dostane. Jeden čas jsem poměrně dost poslouchal podcasty, ale postupně se ve všech podcastech točili stejní lidé a začala to být nuda.

Závěr

Jsem sice vývojář, ale snažím se používat hotové softwarové produkty. Programuji jen to, co bývá zbytečně složité nebo drahé. Malá množina projektů mi navíc umožňuje zkoušet si prakticky všechny možné technologie, o kterých na přednáškách a školeních mluvím. Preferuji minimalismus a automatizaci. Minimalismus se projevuje v jednoduchosti jednotlivých nástrojů a automatizace v jejich vzájemném propojení. Mám raději dražší, ale funkční a spolehlivá řešení. Procesy neustále vyhodnocuji a měním podle toho, jak se mění mé podnikání. Když měním strategii a služby, často to znamená i rošádu v nástrojích.